L’importance des KPI pour une meilleure gestion de flotte

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Les KPIs (Key Performance Indicators) sont utilisés en Business Intelligence afin d’évaluer la performance d’une entreprise et de proposer des axes d’amélioration. Le fait de suivre ces KPIs en temps réel est connu sous le nom de Business Activity Monitoring (BAM). Les KPIs sont fréquemment utilisés pour évaluer des activités difficiles à mesurer, telles que l’impact des décisions stratégiques, de la qualité de service, de l’engagement et de la satisfaction client.

Les KPI sont étroitement liés à la nature de l’entreprise et de sa stratégie. Ils permettent à une entreprise de mesurer les progrès dans l’atteinte de ses objectifs, en particulier pour ceux qui ne sont pas de nature quantitative.

Choisir les bons KPI pour son organisation repose donc sur une bonne compréhension des objectifs de l’entreprise. Les gestionnaire centraux et la Direction peuvent donc, au travers du suivi de ces KPIs, mieux comprendre les tendances, identifier les problèmes potentiels et participer aux prises de décision pour une gestion optimale.

Le TCO de la flotte est un bon indicateur de départ mais nécessite un calcul complexe que tout gestionnaire de parc se doit néanmoins de mener à bien. En effet, il faut être en mesure de quantifier tous les coûts de la flotte, tels que les taxes, le carburant, les assurances, les amendes ou encore les réparations. Nous encourageons également nos clients à évaluer ces coûts sur toute la durée des véhicules du parc. Cette démarche de gestion des coûts inclut les coûts fixes (achat et financement) mais surtout les coûts variables de main d’œuvre, de maintenance ou encore de carburant.

Une fois le TCO calculé, on peut suivre et comparer les coûts par kilomètre par véhicule, région ou entité. Des mesures peuvent alors être prises pour diminuer immédiatement le TCO, comme la sensibilisation des conducteurs, l’amélioration des comportements de conduite ou encore la mise en place (ou mise mise-à-jour) d’une car policy.

Mais il n’y a pas que le TCO ! Bon nombre de nos clients trouvent que les indicateurs qui seront abordés dans cet article leur ont été bénéfiques dans la réduction de leurs coûts et l’ajustement de la taille de leur flotte. Fixer des objectifs pour les KPI qui auront un impact significatif sur le TCO permettra d’obtenir un Retour sur Investissement (ROI) rapide et d’optimiser le parc.

Benchmarking

La première étape de ce processus est de s’assurer que nous disposons d’une base solide de données de notre flotte. Définir le point de départ permettra à nos clients, guidés par notre expertise, de se fixer des objectifs réalistes et de mettre en œuvre de bonnes pratiques qui résulteront en une réduction de leurs coûts. Mais pour ce faire, il ne faut pas sous-estimer l’importance d’analyser les KPIs et comprendre réellement les données que l’on compare. Par exemple, le TCO de votre parc peut être identique d’une année sur l’autre alors qu’en regardant de plus près on peut s’apercevoir que le parc est monté en gamme (avec une proportion de véhicules de catégorie supérieure qui a augmenté) et donc que le parc est en réalité mieux géré.

Un outil de Business Intelligence permettra cette analyse approfondie des KPIs,  ce qui résultera en un meilleur contrôle des coûts et des opportunités d’économies.

Coût par heure

Cette mesure permet de mettre en lumière à la fois combien coûte l’utilisation d’un équipement mais également à quelle fréquence il est utilisé. Ce coût permet d’identifier les véhicules qui sont anormalement coûteux, par rapport à des équipements comparables. Cet indicateur met tous les véhicules sur un pied d’égalité, permettant ainsi le remplacement ou le redéploiement des équipements qui dépassent les objectifs du benchmarking.

Utilisation

L’utilisation est un indicateur clé de la gestion de parc, puisqu’il montre la durée d’utilisation effective d’un équipement par rapport à la durée maximale possible de son utilisation. Par exemple, dans une année de travail de 2080 heures, un chariot élévateur utilisé 500 heures par an a un taux d’utilisation de 24%. Ce KPI permet d’identifier les véhicules et équipements qui sont sur utilisés ou sous-utilisés. Il devient donc possible de gérer la flotte de façon à obtenir une utilisation optimale, avec le moins d’unités et le TCO le plus bas possible.

Coût par unité

Pour certains matériels industriels, on ne peut pas calculer leur taux d’utilisation exact ou leur coût horaire. Le coût par unité permet ainsi d’analyser les dépenses totales d’une catégorie (les transpalettes manuelles, par exemple) et d’en définir une moyenne pour déterminer le coût de possession et d’entretien de chaque unité.

Temps moyen entre pannes

Cet indicateur mesure le temps moyen entre deux réparations non programmées. Dans l’idéal, cette mesure devrait afficher une durée élevée entre deux pannes. Les durées d’inactivité et réparations non prévues peuvent causer des problèmes importants. Ainsi, éliminer les équipements coûteux et nécessitant beaucoup de réparations peut immédiatement contribuer au contrôle des coûts et à la stabilisation des opérations.

Conformité de la maintenance préventive

La conformité de la maintenance préventive mesure un des aspects de la performance du service : la capacité à effectuer les opérations de maintenance préventive dans les temps. Les véhicules qui ne reçoivent pas leurs contrôles de maintenance préventive subissent plus de réparations imprévues, leur TCO augmentant et leur valeur de revente diminuant. De plus, les garanties étendues de la plupart des constructeurs imposent des opérations d’entretien régulières. En aidant nos clients à tenir leurs prestataires de maintenance responsable des opérations d’entretien dans les délais, nous réduisons les coûts, les durées d’inactivité et les problèmes administratifs.

Winflotte BI est conçu pour aider nos clients et partenaires à définir et analyser facilement des indicateurs opérationnels et stratégiques.  Grâce à sa technologie in-memory, il permet de visualiser de manière dynamique vos KPIs et de zoomer dans le détail des données pour une meilleure compréhension de ceux-ci. Ceci permettra d’augmenter votre productivité, d’optimiser la flotte et de réduire les coûts de votre parc.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur le module BI ou notre logiciel Winflotte, n’hésitez pas à nous contacter.

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