Il y a bien plusieurs modes de calcul possibles pour les avantages en nature automobile, en réalité un seul à retenir !
Les Avantages En Nature (AEN) calculés selon les 40 % exigent une très bonne organisation et une grande rigueur pour la collecte des coûts. En cas de contrôle, l’URSSAF ne transige pas sur les difficultés rencontrées. En outre, leur montant peut varier pendant la durée du contrat LLD.
La règle des 12 % est nettement plus simple et plus fiable. Dans la grande majorité des cas, elle s’applique par le plafonnement du montant obtenu par les 40 %.
Avec le calcul forfaitaire, tous les collaborateurs disposant du même modèle ont le même montant d’Avantages En Nature, ce qui évite des débats liés à des comparaisons.
Rappel
- Pour un véhicule acheté :
L’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de cinq ans). Si l’employeur paie le carburant, cet avantage supplémentaire est retenu soit pour son montant réel, soit par une majoration des pourcentages ci-dessus, qui sont alors portés à 12 % du coût d’achat TTC (9 % si le véhicule a plus de cinq ans).
- Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat :
Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance.
Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait :
Sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles,
ou
sur 40 % du coût global annuel pour la location (financier, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
L’évaluation ainsi obtenue est en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat).
En outre, il s’agit d’un forfait annuel qui doit être, le cas échéant, ajusté au prorata du nombre de mois pendant lesquels le véhicule a été mis à la disposition effective du salarié, notamment lorsque celle-ci intervient en cours d’année.
Quand l’employeur prend en charge le carburant pour l’usage privé, les règles qui s’appliquent sont :
- Véhicule acheté : 12 % du coût d’achat TTC (9 % si le véhicule a plus de cinq ans).
- Véhicule loué : 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
La règle des 12 % du coût d’achat est simple d’application et claire à communiquer. Elle plafonne la règle des « 40 % » pour la location.
L’expérience montre que ce plafond est atteint dans la grande majorité des cas, d’autant plus quand l’employeur bénéficie de bonnes remises.
De plus, en LLD, il s’agit de calculer 40 % du coût global annuel (location, entretien, assurance et coût global du carburant).
Les frais à collecter
Pour l’administration, les frais d’entretien couvrent la maintenance, les changements de pneus, etc. Mais les frais de remise en état consécutifs à un sinistre ne peuvent être pris en compte.
Les frais d’assurance correspondent au coût de l’assurance réellement supporté par l’employeur. Ne doivent pas être pris en compte les éventuelles franchises supportées par l’employeur en cas de sinistre.
Il faut aussi collecter les frais de carburant.
Les aléas de la collecte et du calcul de 40 %.
Se pose alors la question de la fiabilité de la collecte de tous ces coûts. L’administration considère le « coût global annuel ». Applique t’on le montant de l’AEN calculé sur la base des coûts de l’année précédente ? Comment procède t’on lors d’un changement de véhicule en cours d’année. ?
En location, on souscrit généralement un contrat maintenance et un contrat pneu, mais il y a parfois des frais « hors contrat » qu’il ne faut pas oublier.
De plus, quand on fait un avenant au contrat, les montants des loyers (financier, maintenance, pneus) changent, ce qui impacte les Avantages En Nature. En cas d’augmentation, le collaborateur ne manquera pas de s’étonner et il faudra faire face à son mécontentement.
Les avenants sont fréquents en LLD, la majorité des véhicules en font l’objet au moins une fois sur leur durée de détention.
