Assurer un véhicule, qu’il soit personnel ou professionnel est une obligation légale. Dans les cas de la gestion de flotte automobile, qu’il s’agisse de véhicules de fonction, de service ou d’utilitaires, il est indispensable de souscrire une assurance flotte automobile. Celle-ci permet à l’entreprise de protéger facilement et pour un coup plus avantageux l’ensemble de ses véhicules professionnels sous un seul et même contrat.
Souscrire différents contrats individuels ? Un casse-tête et une perte de temps et d’argent pour le gestionnaire de flotte. Motos, voitures, camions, chariots de manutention… à partir de trois véhicules motorisés, il est possible de regrouper toutes les assurances sous un seul contrat.
C’est ce qu’on appelle le contrat de flotte automobile. Plus facile à gérer et plus économique qu’une multitude de contrats individuels, les contrats de flotte peuvent prendre en charge les conducteurs, les passagers et les éventuelles marchandises transportées selon le niveau de garanties souscrits, et ceci à partir de 3 véhicules en parc.
Une souscription simple et rapide
Afin de souscrire un contrat d’assurance flotte automobile, l’entreprise peut soit faire une déclaration annuelle de son parc de véhicule auprès de son assureur, soit l’informer à chaque entrée d’un nouveau véhicule dans le parc. Très souple, l’assurance flotte auto peut évoluer très facilement pour suivre le développement de l’entreprise et le nombre de véhicules couverts, avec une adaptation instantanée de la prime à payer. La prime est identique pour chaque véhicule, hors engins, et est révisée annuellement selon le rapport sinistre à prime de l’année n-1. Ce coût fixe par véhicule permet donc une certaine maîtrise des budgets pour l’année à encourir.
Comme pour tout contrat d’assurance, l’assuré (c’est-à-dire l’entreprise) doit fournir des informations de bonne foi afin que l’assureur puisse évaluer correctement les risques à prendre en charge. Il est généralement demandé les 3 derniers relevés de sinistralité de la flotte. L’assureur est tenu de délivrer à l’entreprise un devis qui ne sera effectif qu’après signature. Bien entendu, une fausse déclaration en toute bonne foi ou de mauvaise foi sera préjudiciable à l’application des garanties et pourra mener à la résiliation du contrat sans aucune garantie.
Quelles garanties souscrire ?
Comme pour toute mise en place d’un contrat, il est primordial de faire un état des lieux de ses besoins. En effet, comme un contrat classique, il est possible de souscrire différents niveaux de garanties permettant d’ajuster les besoins d’assurance en fonction du parc et de l’utilisation.
Tout d’abord, il est important de regarder quel type de financement est souscrit sur le parc et la vétusté de ce dernier. En effet, il n’est pas judicieux d’assurer un parc en propriété avec un âge moyen de 8 ans comme un parc en location longue durée dont la durée des contrats n’excède pas les 36 mois.Pour le premier, on va plutôt envisager une assurance au tiers quand pour le deuxième on va privilégier du multi risques.
Il faut savoir que si le parc est un mélange de profils, il est tout à fait possible de choisir sur un même contrat cadre les deux modes de garanties. Les primes annuelles seront alors négociées indépendamment.
Deuxièmement, selon la typologie des véhicules et des utilisations, car en présence de véhicule de fonction, il est préférable de bien se prémunir des utilisations à titre privée voir des utilisations dans le cadre familial. Il faut bien expliquer à votre courtier ou assureur les règles d’utilisation définies dans votre politique véhicule. Ce dernier pourra donc vous proposer une couverture adaptée.
Il faut tout de même savoir que ce type de contrat contient systématiquement une garantie responsabilité civile qui couvre des dommages corporels et matériels causés aux tiers par le conducteur du véhicule ou son passager ; mais également couvre l’entreprise qui reste responsable des véhicules.
Autre point important, dans le cadre de transports de marchandises, notamment pour les flottes d’utilitaires, il est indispensable de bien contrôler que ces dernières soient prises en charge en cas de vol ou dégradations. En effet, les assurances couvrent le matériel mais la notion de matériel diverge d’un assureur à l’autre. Dans la plupart des cas, la marchandise n’est pas couverte ; votre assureur vous proposera donc une complémentaire.
Comment négocier mes conditions d’achat ?
Tout d’abord, le contrat flotte n’est pas soumis au système de réduction – majoration, appelé communément bonus malus. Le passé de vos conducteurs à titre individuel n’a donc pas d’incidence sur le montant de la prime.
Ensuite, l’essentiel est de pouvoir demander des montants de primes et de franchises en adéquation avec votre sinistralité antérieure.
L’analyse de vos états de sinistralité va permettre de mettre en évidence votre « consommation » de sinistres, la typologie et la fréquence des dommages, ainsi que le taux de responsabilité dans ces derniers.
En effet, si sur les 3 dernières années, vous avez eu beaucoup de bris de glace, il est donc nécessaire de négocier dans votre prime la gratuité de la franchise. A l’inverse, s’il y en a peu, il est peut être possible d’optimiser cette ligne de dépenses en la sortant du contrat d’assurance et en la mettant au réel. Dans ce cadre, vous pouvez vous rapprocher des fournisseurs de réparations de pare brise et négocier un contrat cadre en direct.
Concernant le taux de responsabilité dans les dommages, il est essentiel de faire le point au préalable car la négociation avec votre assureur pourra en être différente. En effet, le « rapport de force » ne sera pas le même et les négociations des primes et franchises peuvent donc être plus ou moins importantes. Certains assureurs peuvent même imposer des montants de franchises très élevés afin de se garantir de la rentabilité du contrat.
C’est là que le rôle du gestionnaire de parc est primordial car il est le garant du bon fonctionnement de la flotte mais également de la maîtrise de son budget. Quelles solutions a-t-il pour faire baisser la sinistralité ?
La prévention avant tout
Il est important dans ce contexte de pouvoir mettre en place des plans de prévention avec les assureurs et l’appui de la Direction. Ces plans regroupent un certains nombres d’actions (stage de sensibilisation, formation à la prévention routière, challenge interne, etc ..) permettant de réduire le nombre de sinistres et générer ainsi une baisse des coûts directs (primes d’assurance) et indirects (immobilisation des véhicules, arrêts de travail etc). Le fait de s’engager sur un plan de prévention peut permettre, dans vos négociations, de démontrer que vous avez la volonté de vous engager dans l’amélioration de vos taux de sinistralité et donc que l’assureur s’engage en ne pas augmenter la prime avant de voir les résultats concrets du plan mis en place.
Les assureurs sont à la recherche constante de solutions à proposer et proposent notamment des solutions innovantes comme la géolocalisation en temps réel des véhicules afin d’être en mesure de fournir une assistance rapide en cas de sinistre et faire réduire les coûts d’immobilisation ; et bien d’autres encore.