Les conditions d’arrêt de contrat de location voiture et de la prise en charge des nouveaux véhicules doivent être clairement définies pour prévenir les pertes de temps, les malentendus et les coûts inutiles. A ce titre, la restitution reste l’évènement donnant lieu à des incompréhensions fortes entre le loueur et l’entreprise. Il est souvent associé à de mauvaises surprises voire à des litiges importants.
Pour éviter ces désagréments d’un côté comme de l’autre, il est nécessaire de suivre certaines étapes afin de préparer au mieux la restitution des véhicules.
Quelles sont les circonstances et évènements qui peuvent occasionner des coûts inutiles et des pertes de temps ?
Des points de vigilance
- Des rendez-vous imprécis ou à des dates différentes pour les livraisons et restitutions
- Des retards dans la transmission des supports et instructions au conducteur (dossier de livraison, attestation d’assurance, carte carburant, …)
- Des retards pour les retours des éléments validant l’arrêt de l’ancien loyer (carte grise, double de clés, PV de restitution) et le départ du nouveau (PV de livraison)
- Des frais de restitution liés à l’état du véhicule rendu
Méthodologie et organisation
Pour garantir le déroulement optimal de toutes les phases du renouvellement, nous préconisons qu’elles soient toutes déclenchées sous la conduite du gestionnaire de parc :
- Il commande et rassemble tous les éléments de la pochette pour les transmettre à temps au conducteur
- Il coordonne la livraison et la restitution à la même date et au même endroit, de préférence dans une concession
Cet environnement professionnel favorise le renseignement correct des Procès Verbaux de livraison et surtout de restitution, ainsi que la transmission au conducteur des consignes de prise en main du nouveau véhicule ;
En revanche, une fois complétés, tous ces documents doivent être envoyés le jour même au gestionnaire, accompagnés de la carte grise, double de clé, ancienne carte carburant, badge télépéage, etc. C’est lui qui les transmettra au loueur après enregistrement pour assurer l’arrêt des loyers du véhicule rendu. On s’affranchit ainsi des retards, voire des pertes, que l’on constate parfois dans les concessions. Une carte grise perdue est facturée par le loueur et retarde l’interruption du contrat de location.
Le gestionnaire s’efforce de coordonner la livraison avec la fin du contrat du véhicule à restituer pour éviter les pénalités de restitution anticipée ou de retard. Il est préférable toutefois que le conducteur se charge directement de contacter la concession, sous les directives du gestionnaire, pour prendre rendez-vous en fonction de ses disponibilités.
Les Frais de restitution
Les frais de restitution restent une préoccupation récurrente. Rappelons que la première mesure susceptible de les maîtriser est de procéder à une remise en état à chaque impact de carrosserie. Ensuite, il faut sensibiliser les conducteurs à renseigner précisément le Procès-Verbal de restitution. On peut également mettre en place une procédure d’expertise externe. Elle aura un coût, mais réduira les débats et contestations.
Et dans le cas d’un nouveau véhicule ?
La prise en charge d’un nouveau véhicule est validée par le conducteur qui prend à cette occasion connaissance des nouvelles règles d’utilisation et de gestion :
- Dans quelles limites peut-il disposer du véhicule pour un usage personnel ?
- Quelqu’un de son entourage peut-il le conduire ?
- Que doit-il faire pour l’entretien ou en cas de sinistre ?
Le rappel des informations des conditions de restitution des véhicules et de leur prise en charge est généralement attesté par la signature d’une charte entre le conducteur et son entreprise.
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