Données : Droits d’accès et d’utilisation, ce que le RGPD change pour les gestionnaires de flotte

Celles-ci doivent-elles faire l’objet de déclaration ? sont-elles très encadrées par la réglementation ? On répond à vos question !

Alors que les véhicules connectés deviennent la norme, et que les sources d’information liées aux véhicules de flotte s’enrichissent, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur depuis le 25 mai dernier dans tous les états membres de l’Union Européenne. Un règlement dont l’enjeu est de taille pour les entreprises puisqu’il entend aussi codifier la maîtrise et le droit d’usage des données récoltées dans les véhicules de flotte.

Localisation des véhicules grâce au GPS, analyse de conduite grâce à l’accéléromètre, consommation de carburant en temps réel  ou kilomètres parcourus, à l’heure des données interfacées et des véhicules connectés il n’a jamais été plus facile pour les gestionnaires de flottes de disposer de data leur permettant un suivi très précis. Mais si la récupération des flux de données collectées, en particulier des données techniques du véhicule fournit au gestionnaire de flotte un outil centralisé d’analyse, il faut néanmoins faire très attention aux données personnelles des conducteurs de l’entreprise. Celles-ci doivent faire l’objet de déclaration et sont très encadrées par la réglementation.

Récupérer les données techniques

L’entrée en vigueur du RGPD est, pour bon nombre de gestionnaires de flotte davantage une évolution qu’une révolution. En effet, pour la plupart, ceux-ci avaient anticipé la mise en place de cette nouvelle réglementation qui impose une collecte minimale des données. Grâce à des outils de « data analyst », ces données permettent d’analyser finement, facilement et très rapidement les coûts des flottes afin de calculer le TCO de toute la flotte. Une analyse qui rend aussi possible l’anticipation des dates de maintenance des véhicules ou encore la vérification des factures des loueurs.

Données privées : 5 principes à respecter

L’entreprise est responsable du respect de la vie privée de ses employés. Une règle imposée par la Cnil dans le cadre de la loi Informatique et Libertés mais qui se trouve renforcée avec l’entrée en vigueur du RGPD. Désormais, en effet, l’entreprise doit non seulement s’assurer de la conformité du traitement des données de ses employés mais également de ceux effectués par ses fournisseurs et sous-traitants. Mais que certaines données de la flotte soient personnelles ne signifie pas qu’il est impossible de les collecter et de les utiliser, mais qu’il y a des obligations à remplir. Ces obligations reposent sur cinq principes : finalité de la collecte, pertinence des données, conservation limitée, respect des droits et sécurité.

Gestionnaires de flotte : exiger la transparence

Mais la question des données se pose essentiellement au travers de leur potentielle valorisation. En effet, le gestionnaire de flotte dispose d’un droit d’utilisation en interne des données collectées. Mais a-t-il le droit de les exploiter et de les revendre dans le but de valoriser ses actions ? La mise en place du RGPD pourrait justement permettre aux gestionnaires de parc de se saisir du sujet afin de demander davantage de transparence à leurs fournisseurs, tandis que les utilisateurs prennent également davantage conscience du fait que leurs données pourraient être utilisées différemment de ce à quoi ils s’attendent.

C’est dans ce contexte réglementaire, que WinFlotte Management a mis tout en œuvre pour se mettre en conformité avec la CNIL et le RGPD sur la gestion de vos données et la gestion notamment des contraventions par le biais de notre portail Antai.

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Question 1
Puis-je créer plusieurs comptes utilisateurs ? Existe-t-il des profils différents selon le type d’utilisateur ?
Oui. Winflotte peut être paramétré pour que chaque utilisateur puisse avoir accès : Soit à la totalité du parc ou à une partie (une filiale, une région, un service, etc.) Soit à l’ensemble des fonctionnalités ou une partie (la gestion des contraventions, l’auto partage, etc.)
Question 2
Quel est le rôle de l’administrateur ?
L’administrateur attribue les droits de chaque utilisateur du logiciel.
Question 3
Est-ce que le logiciel peut gérer tout type de véhicules ?
Winflotte permet de gérer tous les véhicules et matériels (engins, poids lourds, chariots élévateurs, autolaveuses, bennes, etc.)
Question 4
Une formation est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
Bien que notre logiciel soit intuitif, notre offre inclut une formation à l’ensemble des fonctionnalités avec remise des manuels utilisateurs.
Question 5
Comment se déroulent les formations ? Les formations peuvent-elles faire l’objet d’une convention afin d’être prises par mon OPCO ?
Au cours de la formation, nous abordons une partie théorique et une partie pratique de gestion adaptée à la typologie de votre parc. Nous sommes agréés organisme de formation et pouvons vous transmettre les documents nécessaires à votre demande de prise en charge OPCO.
Question 6
Puis-je exporter les données enregistrées ?
Oui tout est exportable sous Excel.
Question 7
WinFlotte gère t-il la sécurité et la confidentialité des données ?
Oui, la société est en conformité avec la règlementation RGPD et l’ensemble des données est hébergé et sauvegardé en France.
Question 8
WinFlotte peut-il s’interfacer avec ma comptabilité, mon ERP ?
Oui, Winflotte peut complètement s’intégrer à votre système d’information.
Question 9
La maintenance est-elle comprise dans l’abonnement ? et que comprend-elle ?
Oui. La maintenance comprend le support utilisateur, la maintenance corrective, les évolutions prévues dans le cadre de la roadmap produit.
Question 10
Disposez-vous d’un support utilisateur ?
Oui. Notre support est composé d’experts métier et d’experts technique à même de répondre à l’ensemble de vos questions. Le support est disponible de 9h00 à 18h00 les jours ouvrés.

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