Mettre en place une procédure de pré-restitution efficace

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La restitution est une étape clé d’un contrat de Location Longue Durée (LLD) dans le cadre d’une démarche de maîtrise des coûts de la flotte automobile. Mais le respect de certaines règles peut permettre d’aborder cette étape avec sérénité. Explications…

 Souvent redoutée en raison des litiges sur lesquels elle peut déboucher, la restitution d’un véhicule en Location Longue Durée (LLD) peut même constituer pour certaines entreprises un frein au passage de la flotte de véhicules en LLD. En effet, les utilisateurs redoutent d’avoir à subir un coût important en fin de contrat, lors de la restitution. C’est une étape cruciale à ne surtout pas négliger car elle marque la fin du contrat de location longue durée et donc l’arrêt de la facturation, mais elle permet aussi de statuer sur l’état réel du véhicule et atteste de la date du transfert de la garde juridique du véhicule.

L’état Standard

Car la restitution d’un véhicule s’anticipe ! Cela évite aux entreprises de se retrouver confrontées à des conflits et facturation non prévue.

Il ne s’agit pas de rendre un véhicule neuf, mais dans un état d’usure normale en rapport avec son âge et son kilométrage. Un état « standard » tel que le définit le Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée (SNLVLD). La définition de l’état standard est extrêmement importante, car elle va permettre de définir une règle claire, juste, sur l’état dont doit se trouver le véhicule à la restitution de la location longue durée pour l’entreprise.

La plupart des organismes de location longue durée appliquent cette règle et font intervenir des cabinets d’expertise externes indépendants, qui prennent les photos du véhicule, au moment de la restitution. C’est un point intéressant, car passer par un expert indépendant garantit une totale transparence à la restitution, tant à l’égard de l’entreprise utilisatrice du véhicule, que de l’organisme de location longue durée.

Anticiper la restitution

Les entreprises de Location Longue Durée établissent des grilles de restitution qui détaillent les règles internes. Grâce à ces grilles, l’entreprise sait, avant de rendre son véhicule, ce qui peut faire l’objet d’une facturation complémentaire, et ce qui est toléré par l’organisme de location longue durée entreprise.

De plus, très souvent, les organismes de location longue durée, complètent la grille par un guide, qui explique les seuils de tolérance. L’entreprise peut ainsi prendre ses dispositions pour faire réaliser au préalable les réparations nécessaires en bénéficiant, le cas échéant, d’une prise en charge par les assurances.

Préparer la restitution en se faisant accompagner

Mais afin de faciliter cette échéance qui reste source de tracas, il est désormais possible de mettre en place une procédure dédiée. Cette procédure dite de « pré restitution » est proposée par de grands réseaux de carrossiers.

Comment ça marche ?

Il s’agit pour vos conducteurs de prendre rendez-vous environ deux mois avant la fin du contrat avec le réseau de carrossiers partenaires le plus proche de leur lieu de travail ou de leur domicile. Après présentation du véhicule, des photos et un rapport complet vous seront transmis afin de vous donner la visibilité sur les dommages pris ou non pris en charge dans le guide de restitution de votre ou vos loueurs (étude personnalisée), des dommages potentiellement déclarables à l’assurance (prise en compte de vos franchises), et de ceux restant à effectuer avant facturation. A vous de faire votre choix !

Les avantages de ce type de procédure sont multiples :

  • Coût de main d’œuvre fixé nationalement
  • Remises sur les pièces
  • Véhicule relais à disposition gratuitement
  • « Je ne répare que le nécessaire »
  • Facturation unique

 Et pour simplifier encore davantage les procédures de restitution, Winflotte propose un service de gestion dédié. Toutes les opérations sont ainsi centralisées : prise de rendez-vous, réception des dossiers, commande des travaux nécessaires, gestion du véhicule relais, jusqu’à suivre les économies générées par la procédure sur les factures de frais de remise en état. Un service générateur de sérénité !

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Puis-je créer plusieurs comptes utilisateurs ? Existe-t-il des profils différents selon le type d’utilisateur ?
Oui. Winflotte peut être paramétré pour que chaque utilisateur puisse avoir accès : Soit à la totalité du parc ou à une partie (une filiale, une région, un service, etc.) Soit à l’ensemble des fonctionnalités ou une partie (la gestion des contraventions, l’auto partage, etc.)
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Au cours de la formation, nous abordons une partie théorique et une partie pratique de gestion adaptée à la typologie de votre parc. Nous sommes agréés organisme de formation et pouvons vous transmettre les documents nécessaires à votre demande de prise en charge OPCO.
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