C’est une recherche sans fin. Les gestionnaires de flotte passent le plus clair de leur temps à passer au peigne fin les budgets et diverses dépenses à la recherche d’économies. En utilisant la vieille règle des 80-20, ils concentrent à juste titre leurs efforts là où se trouvent les économies les plus évidentes – dans les dépenses causées par la dépréciation des véhicules et les coûts de carburant.
Cependant, même les gestionnaires les plus expérimentés – pour inverser le vieil adage – ne voient pas forcément “la forêt qui cache l’arbre”. Même si la bataille pour garder les coûts de dépréciation et de carburant sous contrôle ne cesse jamais, cette attention particulière peut pousser le gestionnaire de flotte à passer à côté d’économies réalisables dans d’autres domaines. Dans ce contexte, prendre le temps supplémentaire de regarder au-delà de la dépréciation et du coût carburant afin de trouver des opportunités manquées d’économies est une démarche qui peut rapporter. Nous vous proposons 5 sources d’économies sur d’autres postes, celles-ci s’appliquant essentiellement à la gestion de parc en mode achat, mais pas que.
1. Apprendre à négocier avec les prestataires d’entretien
Beaucoup de flottes dépendent de leur prestataire d’entretien pour gérer la maintenance et la réparation de leurs véhicules. Les ressources et le personnel étant toujours très coûteux, les programmes de gestion de la maintenance présentent plusieurs avantages : des réseaux de réparateurs nationaux, des données et des facturations émanant d’une seule source, des techniciens certifiés pour réviser et négocier les réparations ainsi que l’extraction et le reporting de données.
Cela étant, les gestionnaires de parc perdent souvent dans ce type de programme leur capacité à négocier prix et réductions en fonction du volume. Le réseau de réparateurs est sélectionné par le prestataire d’entretien. Les garanties sur les nouvelles voitures sont souvent établies sur 3 ans pour le groupe motopropulseur. L’essentiel de l’activité n’est donc que de la maintenance préventive, freins et pneus n’étant changés qu’une fois ou deux au cours du cycle de vie d’un véhicule.
Les gestionnaires de parc devraient penser à négocier des remises avec leur prestataire de maintenance en fonction de leur volume de réparations. Au vue de la concurrence importante, la majorité des prestataires accepteraient de “partager la richesse”, c’est-à-dire d’abandonner une partie de leurs marges sur les maintenances, réparations et pneus.
Cette démarche s’applique également aux programmes de gestion des accidents, qui incluent plusieurs services, dont le recouvrement par subrogation. Les prestataires qui proposent ce service à leurs clients se rémunèrent par des honoraires conditionnels, soit un % des sommes d’argent recouvertes. Ce pourcentage peut être négocié, et ainsi devenir source d’économies.
2. Rechercher les “pertes” cachées du carburant
Pour les flottes en mode achat ou en location longue durée, comme nous l’avons indiqué précédemment, les dépenses de carburant représentent de loin le coût le plus variable qu’une flotte peut encourir. Cela explique le temps consacré par les gestionnaires de parc à passer au peigne fin ces données pour y déceler la moindre économie. L’essentiel de cette recherche consiste à vérifier les prix au baril ou encore à comparer les différents types de carburant. Ces efforts sont louables, mais d’autres pertes peuvent être identifiées et des dépenses réduites :
- Montants des transactions : si le gestionnaire de flotte connaît la capacité du réservoir et qu’une transaction excède ou égale cette capacité, alors il s’agit peut-être d’un cas de fraude. Peu de conducteurs attendent que le niveau de carburant soit négatif pour le remplir, et ils ne peuvent certainement pas mettre 65 litres de carburant dans un réservoir de 60 litres. Le carburant va forcément quelque part, et ce n’est peut-être pas dans le réservoir du véhicule.
- Achats additionnels : la plupart des conducteurs font le plein dans des stations service, et ajouter un paquet de cigarettes, un sandwich, une boisson ou encore des tickets de loto à la transaction est toujours tentant. Sachez que vous pouvez utiliser les interdictions des cartes de carburant pour empêcher tout achat additionnel.
- Achats les lundis/vendredis : selon votre politique, vous ne voulez peut-être pas payer pour du carburant à usage personnel. Recherchez qui achète du carburant tous les vendredis, puis les lundis, vous trouverez alors les conducteurs qui en consomment les week-ends.
- Paiements à l’intérieur des stations : les conducteurs qui payent systématiquement à l’intérieur de la station service, plutôt qu’à la pompe, peuvent agir ainsi afin de contourner les cartes qui n’autorisent que l’achat de carburant. Les conducteurs peuvent ainsi demander aux employés de la pompe que tout ce qui est acheté apparaisse comme du carburant dans le système POS*, même s’il s’agit de nourriture, de tabac ou d’autres achats additionnels.
Ces actions requièrent un peu de travail sur le terrain, mais vous pourriez économiser plusieurs milliers d’euros supplémentaires en approfondissant votre analyse des dépenses de carburant.
3. Optimiser la revente des véhicules
Le processus est bien huilé : un nouveau véhicule est commandé et le conducteur vient le récupérer, y laissant son ancien véhicule. Un bailleur le récupère, l’achemine jusqu’à une vente aux enchères, où il est ensuite vendu. Il s’agit (en général) d’un processus efficace.
Mais les ventes aux enchères ne sont pas le seul moyen de vendre des véhicules hors service. En effet, tous les véhicules ne sont pas vendables aux enchères : ils peuvent être en mauvais état, présenter un kilométrage élevé ou encore ne pas être équipés des options et matériels recherchés par les acheteurs. Comme les bailleurs ne peuvent pas se permettre de garder des véhicules trop longtemps à cause du manque d’acheteurs ou d’offres trop faibles, les véhicules sont parfois tout de même vendus.
Il existe d’autres chaînes de revente, spécialisées dans ce type de véhicules, et dont les acheteurs ne consultent pas les ventes aux enchères pour trouver leur bonheur :
- Grossistes : les gestionnaires de parc peuvent négocier directement avec les acheteurs
- Courtiers : intermédiaires qui achètent directement pour le compte de leurs clients
Les gestionnaires de flotte devraient toujours avoir à disposition d’autres moyens de revente que les enchères, pour ces véhicules qui sont difficilement vendables, mais pour lesquels les acheteurs sont prêts à payer des prix bien supérieurs aux acheteurs aux enchères.
En-dehors de ces filières, il est possible de vendre ses véhicules aux conducteurs ou à d’autres employés. Bien que les gestionnaires de parc utilisent cette pratique depuis longtemps, il y a parfois un manque de marketing pour ces véhicules pour lesquels seul le prix est donné (quand il est demandé). La vente de véhicules aux conducteurs et employés est une stratégie gagnant-gagnant : les conducteurs obtiennent des véhicules à des prix inférieurs à ceux du marché, et l’entreprise récupère plus d’argent qu’une vente aux enchères ou ce qu’un grossiste leur rapporterait.
La promotion active des véhicules auprès des conducteurs et employés augmentera le nombre de ventes de ce type, et permettra in fine de réduire les coûts de dépréciation. Un devis systématique et officiel peut être envoyé à chaque conducteur qui doit changer de véhicule. Vous pouvez proposez des services additionnels, comme les extensions de garanties, le financement, le leasing ou encore les programmes d’assurances qui faciliteront ainsi l’acte d’achat du collaborateur. En mettant en avant le tarif attractif et l’aspect pratique pour le collaborateur, le gestionnaire de parc peut augmenter le nombre de revente de véhicules en en interne et générer des économies supplémentaires.
