Quels sont les leviers d’optimisation du TCO ?

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La flotte automobile, étant un poste de dépenses important après les salaires, les exigences en termes de réduction budgétaires sont de plus en plus présentes. La recherche de solutions innovantes et de leviers d’économies devient une mission incontournable du responsable du parc. La notion de coût de détention totale ou Total Cost of ownership (TCO) est donc prépondérante dans la gestion d’une flotte automobile. Entre le prix d’achat du véhicule, l’entretien, la consommation, la fiscalité, les ressources dédiées à la gestion… toutes les dépenses générées durant la durée de possession du véhicule doivent être  connues, sécurisées et maîtrisées afin d’être optimisées.

Définition du TCO ou plutôt des TCO

On parle souvent du TCO mais il est important de distinguer 3 niveaux de TCO :

Tout d’abord tous les coûts que l’on peut quantifier de manière factuelle, et que l’on peut appeler « coûts directs ». Ces coûts représentent entre 65 et 75% du TCO, et sont souvent les mieux identifiés par les responsables de parc automobile. Ils regroupent le financement, l’entretien, les prestations incluses dans les contrats de location (pneus, véhicule relais, carte carburant, abonnement télépéage, perte financière, etc), l’assurance, les taxes (TVS, charges sur AEN, etc) et enfin les coûts de gestion (frais loueurs, frais de mise à la route, etc).

Deuxième niveau de TCO, le TCO conducteur (20 à 30% du TCO) qui regroupent toutes les dépenses liées à l’usage. En effet, le TCO conducteur répertorient toutes les dépenses induites par l’utilisation, plus ou moins « responsable », des véhicules mis à disposition par l’entreprise à ces salariés (carburant, péages, opérations hors contrat, réparations, franchises assurance, restitutions). Les responsables de parc se sentent souvent démunis sur ces sujets car dépendants du facteur humain, mais également de la volonté d’agir des organes de direction. Il existe cependant des actions à mener prenant en compte la facilité de mise en œuvre dans le contexte organisationnel propre à chaque entreprise.

Derniers points et souvent les plus difficiles à quantifier, sont les coûts d’administration de la flotte (3 à 4% du TCO selon organisation interne) et les coûts cachés (1 à 2% du TCO). Concernant les coûts cachés (frais de réajustement de contrat, duplicata de carte grise, double de clés, frais de gestion d’amendes, …), ils sont difficilement identifiables car souvent non répertoriés hormis dans les lignes de factures des fournisseurs. Il est donc indispensable de pouvoir se faire aider d’un outil de gestion de flotte afin de pouvoir ventiler ces dépenses imprévues, les mesurer, et pouvoir les optimiser auprès de ces fournisseurs. 1% du TCO cela ne paraît pas être important, cependant on parle rapidement de plusieurs dizaines de milliers d’euros sur des parcs de 500 véhicules et plus. Au sujet de l’administration de la flotte, il faut comprendre que le pourcentage peut paraître important, mais il regroupe les fonctions de gestion directe mais également toutes les personnes « périphériques » au dossier. On peut citer plusieurs exemples : le service RH qui va faire les fiches de paies avec le calcul des AEN, le service comptable qui va pointer les factures fournisseurs, le service Achats en amont des négociations de contrats cadres et définition de la politique véhicules.

Comment calculer mon TCO ?

Avant de calculer sont TCO, il est indispensable de faire un état des lieux de ces fournisseurs afin de ne pas passer à côté de certaines informations. Justement, dans votre quête de données, vous pouvez demander l’appui de vos fournisseurs pour qu’ils vous donnent des relevés et historiques des dépenses fixes mais également des diverses consommations (pneus au réel, véhicule relais au réel, récapitulatifs des frais de remise en état, état des achats boutique chez les pétroliers, etc). Les fournisseurs « jouent » généralement la transparence sur ces éléments. Vous pouvez également vous servir des balances comptables et ventiler les dépenses en fonction du découpage TCO que nous avons vu dans la définition. Le plus difficile à quantifier restera toute la partie administration de la flotte que vous pourrez estimer en fonction des prévisions de temps passé par chaque personne sur le dossier.

Indispensable dans la formalisation du TCO, les outils de gestion proposés par les éditeurs de logiciels sont aujourd’hui performants et réactifs. Ils permettent d’accéder en temps réel au suivi exhaustif et à l’analyse de la flotte automobile de l’entreprise. Grâce à des tableaux de bord intelligents, ils apportent une consolidation exhaustive des données recherchées et un gain de temps précieux pour piloter son TCO au quotidien en toute sécurité.

Le financement, 1er poste de dépenses

Représentant plus de 40% du TCO, le financement est le poste de dépense le plus élevé. Ce pourcentage peut bien évidement varier selon le mode de financement choisi. C’est souvent la dépense sur laquelle on se focalise car elle est induite par le catalogue véhicules, et par la négociation directe avec les fournisseurs.

Le choix des véhicules est fondamental car il va impacter de nombreuses autres catégories de dépenses autres que le financement. En effet, il va toucher à tous les aspects fiscaux (poids de la fiscalité), énergétiques (choix de l’énergie, et consommation de carburant), économiques (valorisation à la revente, coût des entretiens, et réparations), et écologiques (impact environnemental). A ce stade, il est important de bien connaître son marché et les évolutions technologiques et légales qui vont très vite. On peut donc se faire aider par ces fournisseurs, par des cabinets de conseil, et des fleetmanagers pouvant prendre en charge tout ou partie de l’activité de gestion des achats.

La définition du catalogue véhicules est bien évidemment indissociable de la négociation avec les fournisseurs. Le 1er conseil que nous pourrions donner est de négocier avec chaque acteur : constructeur, distributeur (concessionnaires ou succursales), et organismes de financement. Cela vous permet d’avoir une visibilité totale sur le cycle d’achat et notamment avoir de la visibilité sur les notions de remises et remises arrières que pratiquent les fournisseurs entre eux, et d’en récupérer une partie.

Les prestations : avec le loueur ou externalisées ?

Aujourd’hui, il n’existe pas de réponse unique mais surtout une réflexion à ouvrir sur le taux réel de l’utilisation de ces prestations et leurs coûts. Ces conclusions peuvent en effet montrer que certaines prestations peuvent être rationnalisées d’une autre manière soit par une externalisation, soit par une modification de la prestation de service. Pour exemple, l’externalisation des pneumatiques du contrat loueur peut générer entre 10 et 15% d’économies. Idem, on peut réaliser jusqu’à 40% d’économies en basculant la prestation véhicule au forfait en prestation à la carte (dépense réelle). Ces prestations supplémentaires peuvent parfois n’être pas appropriées (exemple la prestation véhicule relais n’est pas appropriée à un parc de véhicule utilitaires de grand gabarit) ou au contraire faciliter la fonction de gestionnaire (exemple carte carburant).

Attention à l’entretien

Poste important de dépense, l’entretien du véhicule doit être pris en compte avec attention. Rapidité d’exécution et simplicité d’accès pour vos collaborateurs, qualité des pièces et pneumatiques proposés, maillage du territoire, outils de suivi et d’analyse de la consommation…sont autant de critères primordiaux qui doivent faire l’objet de négociations au moment de faire votre choix.

Opter pour la bonne assurance

A partir de trois véhicules, il est possible de souscrire un contrat de flotte automobile. Ce type de contrat permet à l’entreprise de protéger facilement et pour un coup plus avantageux l’ensemble de ses véhicules professionnels sous un seul et même contrat.

Attention à la sur assurance, il est important de faire l’état des lieux de sa sinistralité pour pouvoir définir les garanties nécessaires à une couverture adaptée.

Voir notre article sur l’assurance.

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Question 1
Puis-je créer plusieurs comptes utilisateurs ? Existe-t-il des profils différents selon le type d’utilisateur ?
Oui. Winflotte peut être paramétré pour que chaque utilisateur puisse avoir accès : Soit à la totalité du parc ou à une partie (une filiale, une région, un service, etc.) Soit à l’ensemble des fonctionnalités ou une partie (la gestion des contraventions, l’auto partage, etc.)
Question 2
Quel est le rôle de l’administrateur ?
L’administrateur attribue les droits de chaque utilisateur du logiciel.
Question 3
Est-ce que le logiciel peut gérer tout type de véhicules ?
Winflotte permet de gérer tous les véhicules et matériels (engins, poids lourds, chariots élévateurs, autolaveuses, bennes, etc.)
Question 4
Une formation est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
Bien que notre logiciel soit intuitif, notre offre inclut une formation à l’ensemble des fonctionnalités avec remise des manuels utilisateurs.
Question 5
Comment se déroulent les formations ? Les formations peuvent-elles faire l’objet d’une convention afin d’être prises par mon OPCO ?
Au cours de la formation, nous abordons une partie théorique et une partie pratique de gestion adaptée à la typologie de votre parc. Nous sommes agréés organisme de formation et pouvons vous transmettre les documents nécessaires à votre demande de prise en charge OPCO.
Question 6
Puis-je exporter les données enregistrées ?
Oui tout est exportable sous Excel.
Question 7
WinFlotte gère t-il la sécurité et la confidentialité des données ?
Oui, la société est en conformité avec la règlementation RGPD et l’ensemble des données est hébergé et sauvegardé en France.
Question 8
WinFlotte peut-il s’interfacer avec ma comptabilité, mon ERP ?
Oui, Winflotte peut complètement s’intégrer à votre système d’information.
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La maintenance est-elle comprise dans l’abonnement ? et que comprend-elle ?
Oui. La maintenance comprend le support utilisateur, la maintenance corrective, les évolutions prévues dans le cadre de la roadmap produit.
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