Comment l’externalisation judicieuse de certaines activités peut booster votre gestion de flotte automobile
Dans un contexte où l’écosystème des gestionnaires devient plus complexe (multiples fournisseurs, relation conducteurs, organismes de contrôle, relation services RH, finances internes etc.) avec de plus en plus d’activités variées à gérer (encore plus s’ils cumulent leurs activités de suivi de flotte avec un autre rôle), il est impératif de gagner du temps sur les tâches plus techniques et/ou consommatrices de temps. Une offre d’externalisation totalement modulable permet au gestionnaire de choisir ses priorités et donc les tâches à forte valeur ajoutée sur lesquelles il souhaite se concentrer, dans le but d’être toujours plus efficace. Les Laboratoires Genévrier l’ont bien compris, en choisissant d’externaliser en 2011 une partie de la gestion de leur flotte en collaboration avec Winflotte.
Laboratoires pharmaceutiques indépendants depuis 1987, innovants et en pleine croissance, les Laboratoires Genévrier doivent gérer aujourd’hui une flotte d’environ 180 véhicules de fonction. Cliente Winflotte depuis 2008, l’entreprise possède une bonne expérience dans la gestion de parc.
« Nous étions déjà clients de Winflotte, qui permettait de manière très intuitive de travailler avec une base commune et d’effectuer nos mises à jour en temps réel. Nous voulions aller plus loin et mettre à jour nos données encore plus régulièrement, en travaillant ensemble », explique Audrey Ruffo, Assistante de Direction et Gestionnaire de parc chez Laboratoires Genévrier.
Leurs besoins étaient simples : ils étaient à la recherche d’un service qui puisse à la fois leur soustraire une charge importante de travail fastidieux tout en gardant le contrôle de leur gestion de parc.
Nous leur avons proposé de prendre en charge le traitement des commandes, des livraisons et des restitutions, la gestion des sinistres et des amendes ainsi que la mise à jour des données dans Winflotte. Et nous leur avons fourni des outils qui répondent spécifiquement à leurs besoins, notamment avec notre module Workflow.
Avec une automatisation et une centralisation des informations de la flotte, c’est tout le suivi des étapes de la commande des voitures qui est simplifié. « Le module Workflow apporte un réel gain de temps et simplifie le processus de renouvellement des véhicules » explique Audrey. La chaîne de communication des Laboratoires Genévrier entre les gestionnaires du parc, les conducteurs, leur hiérarchie, et Winflotte n’a jamais été aussi rapide et efficace.
En offrant un service d’externalisation à la carte, nous nous positionnons avant tout en partenaire du gestionnaire de flotte. Nous proposons aussi des outils comme le module Workflow qui permettent d’automatiser le processus de commande et d’instaurer une réelle collaboration avec le gestionnaire en quelques clics. A chaque étape, il peut tout suivre et prendre la main.
Ainsi le gestionnaire peut investir son temps dans des activités à plus forte valeur ajoutée. « Tout en externalisant, on garde le pouvoir de décision sur le passage des commandes et on peut se concentrer avant tout sur le choix des loueurs, des véhicules et de leurs caractéristiques etc. » Nos clients peuvent se recentrer sur leur métier de gestionnaire et consacrer davantage de temps à :
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- L’analyse et l’optimisation des coûts et des données de la flotte
- La recherche, comparaison et négociation avec les fournisseurs
- L’optimisation des taxes
- La gestion de la relation avec les conducteurs ainsi que la définition de la charte d’utilisation des véhicules et les plans de formation
- La mise en place d’une bonne car policy qui valorise les collaborateurs tout en réduisant le coût de la flotte
Si vous aussi vous souhaitez améliorer la productivité de votre service de gestion de flotte automobile et trouver le partenaire pour vous y aider, n’hésitez pas à nous consulter.
