Success story : Les Laboratoires Genévrier

Comment l’externalisation judicieuse de certaines activités peut booster votre gestion de flotte automobile

Dans un contexte où l’écosystème des gestionnaires devient plus complexe (multiples fournisseurs, relation conducteurs, organismes de contrôle, relation services RH, finances internes etc.) avec de plus en plus d’activités variées à gérer (encore plus s’ils cumulent leurs activités de suivi de flotte avec un autre rôle), il est impératif de gagner du temps sur les tâches plus techniques et/ou consommatrices de temps. Une offre d’externalisation totalement modulable permet au gestionnaire de choisir ses priorités et donc les tâches à forte valeur ajoutée sur lesquelles il souhaite se concentrer, dans le but d’être toujours plus efficace. Les Laboratoires Genévrier l’ont bien compris, en choisissant d’externaliser en 2011 une partie de la gestion de leur flotte en collaboration avec Winflotte.

Laboratoires pharmaceutiques indépendants depuis 1987, innovants et en pleine croissance, les Laboratoires Genévrier doivent gérer aujourd’hui une flotte d’environ 180 véhicules de fonction. Cliente Winflotte depuis 2008, l’entreprise possède une bonne expérience dans la gestion de parc.

« Nous étions déjà clients de Winflotte, qui permettait de manière très intuitive de travailler avec une base commune et d’effectuer nos mises à jour en temps réel. Nous voulions aller plus loin et mettre à jour nos données encore plus régulièrement, en travaillant ensemble », explique Audrey Ruffo, Assistante de Direction et Gestionnaire de parc chez Laboratoires Genévrier.

Leurs besoins étaient simples : ils étaient à la recherche d’un service qui puisse à la fois leur soustraire une charge importante de travail fastidieux tout en gardant le contrôle de leur gestion de parc.

Nous leur avons proposé de prendre en charge le traitement des commandes, des livraisons et des restitutions, la gestion des sinistres et des amendes ainsi que la mise à jour des données dans Winflotte. Et nous leur avons fourni des outils qui répondent spécifiquement à leurs besoins, notamment avec notre module Workflow.

Avec une automatisation et une centralisation des informations de  la flotte, c’est tout le suivi des étapes de la commande des voitures qui est simplifié. « Le module Workflow apporte un réel gain de temps et  simplifie le processus de renouvellement des véhicules » explique Audrey. La chaîne de communication des Laboratoires Genévrier entre les gestionnaires du parc, les conducteurs, leur hiérarchie, et Winflotte n’a jamais été aussi rapide et efficace.

En offrant un service d’externalisation à la carte, nous nous positionnons avant tout en partenaire du gestionnaire de flotte. Nous proposons aussi des outils comme le module Workflow qui permettent d’automatiser le processus de commande et d’instaurer une réelle collaboration avec le gestionnaire en quelques clics. A chaque étape, il peut tout suivre et  prendre la main.

Ainsi le gestionnaire peut investir son temps dans des activités à plus forte valeur ajoutée. « Tout en externalisant, on garde le pouvoir de décision sur le passage des commandes et on peut se concentrer avant tout sur le choix des loueurs, des véhicules et de leurs caractéristiques etc. »  Nos clients peuvent  se recentrer sur leur métier de gestionnaire et consacrer davantage de temps à :

    • L’analyse et l’optimisation des coûts et des données de la flotte
    • La recherche, comparaison et négociation avec les fournisseurs
    • L’optimisation des taxes
    • La gestion de la relation avec les conducteurs ainsi que la définition de la charte d’utilisation des véhicules et les plans de formation
    • La mise en place d’une bonne car policy qui valorise les collaborateurs tout en réduisant le coût de la flotte

 
Si vous aussi vous souhaitez améliorer la productivité de votre service de gestion de flotte automobile et trouver le partenaire pour vous y aider, n’hésitez pas à nous consulter.

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Question 1
Puis-je créer plusieurs comptes utilisateurs ? Existe-t-il des profils différents selon le type d’utilisateur ?
Oui. Winflotte peut être paramétré pour que chaque utilisateur puisse avoir accès : Soit à la totalité du parc ou à une partie (une filiale, une région, un service, etc.) Soit à l’ensemble des fonctionnalités ou une partie (la gestion des contraventions, l’auto partage, etc.)
Question 2
Quel est le rôle de l’administrateur ?
L’administrateur attribue les droits de chaque utilisateur du logiciel.
Question 3
Est-ce que le logiciel peut gérer tout type de véhicules ?
Winflotte permet de gérer tous les véhicules et matériels (engins, poids lourds, chariots élévateurs, autolaveuses, bennes, etc.)
Question 4
Une formation est-elle nécessaire pour utiliser le logiciel ?
Bien que notre logiciel soit intuitif, notre offre inclut une formation à l’ensemble des fonctionnalités avec remise des manuels utilisateurs.
Question 5
Comment se déroulent les formations ? Les formations peuvent-elles faire l’objet d’une convention afin d’être prises par mon OPCO ?
Au cours de la formation, nous abordons une partie théorique et une partie pratique de gestion adaptée à la typologie de votre parc. Nous sommes agréés organisme de formation et pouvons vous transmettre les documents nécessaires à votre demande de prise en charge OPCO.
Question 6
Puis-je exporter les données enregistrées ?
Oui tout est exportable sous Excel.
Question 7
WinFlotte gère t-il la sécurité et la confidentialité des données ?
Oui, la société est en conformité avec la règlementation RGPD et l’ensemble des données est hébergé et sauvegardé en France.
Question 8
WinFlotte peut-il s’interfacer avec ma comptabilité, mon ERP ?
Oui, Winflotte peut complètement s’intégrer à votre système d’information.
Question 9
La maintenance est-elle comprise dans l’abonnement ? et que comprend-elle ?
Oui. La maintenance comprend le support utilisateur, la maintenance corrective, les évolutions prévues dans le cadre de la roadmap produit.
Question 10
Disposez-vous d’un support utilisateur ?
Oui. Notre support est composé d’experts métier et d’experts technique à même de répondre à l’ensemble de vos questions. Le support est disponible de 9h00 à 18h00 les jours ouvrés.

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