Définition du véhicule de service
Une entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs un véhicule de service (également appelé véhicule de société), celui-ci fait partie de la flotte de véhicules de l’entreprise qui en détient la propriété. Par conséquent il ne peut être utilisé que lors de déplacements professionnels ou pour assurer une mission répondant aux objectifs de l’entreprise. Le collaborateur ne peut pas utiliser un véhicule de service en dehors de ses heures de travail, ce qui exclut son utilisation durant ses jours de congé, de repos ou de RTT. En d’autres termes l’usage du véhicule de service est strictement limité aux besoins liés à l’activité professionnelle du collaborateur.
La responsabilité liée au véhicule de service
Selon certains accords, l’employeur peut autoriser le collaborateur à utiliser ce véhicule de service pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail. Cet accord engage l’employeur à ne pas reprocher au collaborateur ces trajets spécifiques (tant qu’il respecte les clauses de son contrat), toute sanction prise par l’employeur dans le cadre de ces trajets domicile / travail sera considérée comme étant injuste.
En cas d’infraction routière, c’est l’entreprise, titulaire du certificat d’immatriculation, qui recevra l’avis de contravention initial. Cependant, depuis le 1er janvier 2017, les entreprises sont dans l’obligation de désigner les salariés responsables d’infractions routières commises avec un véhicule de service lorsque la verbalisation n’a pas donné lieu à une interception. Dès lors, une fois la désignation effectuée, le collaborateur concerné recevra chez lui un nouvel avis de contravention qu’il pourra payer ou contester.
En principe, si un collaborateur à un accident avec un véhicule de service, il n’est pas tenu responsable, sauf s’il a causé l’accident intentionnellement, ce qui est considéré comme une faute lourde. Les frais de réparation du véhicule et de franchise d’assurance sont pris en charge par l’employeur, et toute clause du contrat de travail qui contredirait cela est invalide. L’employeur est également responsable de la réparation des dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident. Cependant, l’entreprise peut tenter de prouver que le salarié utilisait le véhicule de service en dehors des accords et du cadre professionnel établis pour se libérer de cette responsabilité.
Quels sont les coûts d’un véhicule de service ?
Les frais directement liés à l’utilisation d’un véhicule de société sont appelés coûts directs, et comprennent :
- Le coût d’achat du véhicule, ainsi que les intérêts associés en cas d’achat à crédit
- Les mensualités de location du véhicule
- Le montant de la prime d’assurance
- Les frais de création de la carte grise
- Les frais d’entretien, de révision et de réparation
- Les frais de carburant
Ils sont entièrement pris en charge par l’entreprise. Concernant les frais de carburant, le collaborateur devra transmettre les justificatifs associés.
Les coûts indirects d’un véhicule de société sont ceux en rapport avec la fiscalité de l’entreprise. L’employeur est ainsi tenu de payé la TVS, aussi appelée Taxe sur les Véhicules de Société. Cette taxe se base sur les émissions de carbone et est valable pour chaque véhicule immatriculé.
Quels genres de véhicules sont considérés comme « véhicules de service » ?
Le genre national est une catégorisation présente au repère J.1 de la carte grise, qui permet de déterminer l’utilisation prévue pour un véhicule. La désignation la plus courante est VP, qui correspond à une voiture particulière généralement associée aux véhicules de tourisme.
Les besoins et les usages des véhicules peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Ainsi, une entreprise peut juger qu’un véhicule 5 places convient parfaitement aux missions de ses collaborateurs, tandis qu’une autre entreprise pourrait le considérer comme inadapté et préférer des camionnettes pour le transport de matériel.
On voit parfois apparaitre des catégories de véhicules spécifiques sur la carte grise comme la mention « L1H1 » qui désigne des aménagements réalisés sur certains véhicule utilitaires ou « CTTE » pour les camionnettes.
Cas particulier : les Camions et autres véhicules d’entreprises dont le poids est supérieur à 3.5 tonnes ne sont pas considérés comme des véhicules de service.
Conclusion
Les véhicules de service offrent une aide appréciable aux collaborateurs en leur assurant un confort et une commodité lors de leurs déplacements professionnels. Ils sont indispensables dans des secteurs tels que le bâtiment ou le transport de marchandises.
Ils représentent un outil de travail qui bénéficie aux collaborateurs, cependant ils peuvent également constituer un poids financier et administratif pour l’entreprise. C’est pourquoi la gestion de flotte est essentielle pour optimiser leur utilisation.
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