Beaucoup d’entreprises font le choix de gérer leurs parcs avec Excel. On constate même souvent que des parcs de plus 500 automobiles sont gérés avec le tableur de Microsoft. C’est surprenant au regard du coût élevé que représente un parc automobile. Celui-ci mériterait en effet d’avoir des moyens de gestion à la hauteur de sa dépense. Pourtant il est légitime de se poser la question d’une gestion efficiente sous Excel.
Pourquoi ne pas gérer son parc sous Excel ?
La résistance aux changements est souvent tenace dans les organisations. Les gestions de parcs ne font pas exception à cette maxime. Pourquoi changer mon fonctionnement alors que celui-ci est efficace ?
Car il faut bien le reconnaitre la gestion sous Excel présente quelques avantages. En effet, Comme Excel est intégré dans le Pack Office, son coût d’utilisation est pris dans les charges fixes. Son tarif est considéré comme négligeable par les responsables de parcs. Par ailleurs, la gestion peut apparaitre assez simple malgré des connaissances basiques si on a une approche structurée. La création de tableaux regroupant l’ensemble des actifs avec les principales informations (conducteur, immatriculation, marque, modèle…) est simple. Elle reste néanmoins fastidieuse. La bonne connaissance générale de son utilisation par les employés dont les conducteurs permet de partager certaines informations facilement. Enfin, avec une approche rigoureuse et une bonne utilisation des fonctionnalités du tableur, il est relativement facile d’y importer des données. Cela favorise notamment une première lecture des factures loueurs et pétroliers.
Les limites du tableur
De nombreux responsables de parcs pensent que les inconvénients dépasseraient les avantages à utiliser un logiciel et préfèrent garder Excel. C’est bien mal connaitre les enjeux d’une gestion de flotte. Car y compris sur des tailles peu conséquente (de 10 à 50 véhicules), la plus-value fonctionnelle d’un logiciel reste importante. Le fait notamment que les outils digitaux soient connectés avec les bases constructeurs (JATO ou Autovista) permet notamment une lecture fine des coûts liés à la connaissance du véhicule.
Les gestionnaires d’un nombre conséquent d’actifs eux, sont clairement en difficulté dans leur travail de gestion quotidienne sans logiciel dédié. Les opérations sous Excel restent limitées notamment dans le reporting si important pour la gestion. Les saisies de données prennent la majorité du temps du gestionnaire. Cela entraine, de plus, une numérisation et un rangement des formulaires papier. Ce travail lourd et fastidieux va générer un risque accru d’inexactitude des données en raison d’erreurs de saisie, d’écriture illisible et de documents manquants ou incomplets.
Les avantages d’un logiciel dédié et connecté
Les logiciels de gestion de flotte automobile gèrent tous les aspects d’un parc en intégrant le cycle de vie du véhicule. Dans Winflotte 10, la place de marché permet au gestionnaire de gérer sereinement la commande du véhicule. Les différentes alertes lui permettent de relancer l’ensemble des acteurs au bon moment.
Certains logiciels ne gèrent pas uniquement les véhicules mais aussi tous les supports dédiés (carte essence, télépéage, badge parking, …). On parle de logiciels connectés avec l’ensemble de l’écosystème (loueurs, pétroliers, administration fiscale, …) ; c’est le cas pour Winflotte qui regroupe toutes les informations relatives à une flotte dans un seul système centralisé.
L’éditeur de logiciels, plus qu’un partenaire…
Le passage du mode artisanal (Excel) à un logiciel spécialisé peut « effrayer » les responsables de parc. Pourtant, c’est la solution idéale pour avoir des résultats concrets sur une gestion complexe. En faisant appel à un fournisseur bien établi comme Winflotte, les entreprises appréhenderont ce changement dans la compréhension de leurs besoins. Un chef de projet spécialisé sera nommé pour accompagner le client dans la mise en place des nouveaux processus.
Alors si vous gérez encore votre parc avec Excel, n’attendez plus…
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