Communication gestionnaire-conducteur
Relevés kilométriques, attestations de permis, paiement des FPS, mise à jour des données personnelles : ces campagnes répétitives mobilisent un temps disproportionné côté gestionnaire. Winflotte 11 permet d’automatiser une grande partie de ces campagnes récurrentes grâce à des workflows de relance et de suivi.
Lancez des campagnes de mail personnalisées avec champs dynamiques
Segmentez vos listes de diffusion par analytique
Automatisez les relances jusqu'à obtention de la réponse, avec N+1 en copie si besoin ou une adresse mail de votre choix.
Suivez en temps réel l'avancement de chaque workflow par conducteur
Sans module dédié, vos campagnes conducteurs perdent en efficacité
Aujourd’hui, la communication entre gestionnaire et conducteurs passe par Outlook. Catalogue à envoyer, relevé kilométrique à demander, mise à jour de données personnelles à collecter : chaque campagne commence par un mail, puis un contrôle manuel des réponses, puis une relance individuelle des retardataires, puis un nouveau contrôle, et ainsi de suite.
Sur un parc de 100 véhicules, l’opération mobilise plusieurs heures par mois, avec une visibilité limitée sur les réponses réellement obtenues et les actions restant à traiter.
Deux modes de communication selon votre besoin
Communication simple : informer sans attendre de retour
Pour une diffusion d’information descendante (rappel réglementaire, campagne saisonnière, note interne), créez un modèle de mail, choisissez votre liste de diffusion et envoyez. Pas de suivi de réponse, pas de relance : l’objectif est uniquement d’informer.
Communication avec workflow : collecter des données fiables
Pour les campagnes qui appellent une réponse du conducteur (relevé kilométrique, attestation de permis, paiement FPS), créez un workflow composé d’étapes successives : envoi initial, attente, relance, et ainsi de suite. Chaque étape peut être déclenchée selon vos règles, avec autant de relances que nécessaire et la possibilité de mettre le N+1 ou une personne spécifique en copie.
Pour les campagnes qui appellent une réponse du conducteur (relevé kilométrique, attestation de permis, paiement FPS), créez un workflow composé d’étapes successives : envoi initial, attente, relance, et ainsi de suite. Chaque étape peut être déclenchée selon vos règles, avec autant de relances que nécessaire et la possibilité de mettre le N+1 ou une personne spécifique en copie.
Comment créer une campagne dans Winflotte 11
Pour une communication simple
- Créez un modèle de mail, personnalisable avec des champs dynamiques (immatriculation, nom du conducteur, etc.).
- Créez une liste de diffusion segmentée par analytique, fournisseur, type de véhicule, énergie ou tout autre critère pertinent.
- Créez votre campagne en choisissant le type d'envoi (ponctuelle ou périodique), la liste et le modèle.
Pour une communication avec workflow
- Créez vos modèles de mail : mail initial et mails de relance, avec champs dynamiques.
- Construisez votre workflow en empilant les étapes : envoi, attente, relance, autant de fois que nécessaire.
- Définissez les destinataires : conducteur uniquement, ou conducteur + N+1, ou conducteur + personne spécifique en copie.
- Créez votre liste de diffusion segmentée.
- Lancez la campagne en choisissant le type d'envoi et le workflow associé.
Le menu “workflow utilisateur” centralise le suivi : pour chaque collaborateur, vous voyez le statut et l’avancement des workflows en cours.
Demandez votre démo Winflotte 11
Mettez le contact
L'automatisation au service du gestionnaire
L’intérêt d’un workflow, c’est qu’il tourne tout seul. Une fois lancée, la campagne se gère sans intervention manuelle : les relances partent automatiquement aux dates prévues, les réponses sont collectées dans l’outil, et le workflow s’arrête pour chaque conducteur dès qu’il a répondu.
- Délai entre les relances : entièrement personnalisable selon votre tempo (3 jours, 1 semaine, 15 jours…).
- Nombre de relances : illimité, vous pouvez relancer autant que nécessaire jusqu'à obtention de la réponse.
- Mise en copie : le N+1 ou une personne spécifique peut être mis en copie à chaque relance.
- Suivi des réponses : chaque retour est tracé dans l'outil, le gestionnaire voit en temps réel qui a répondu et qui reste à relancer.
Les taux de réponse moyens observés sur les campagnes automatisées Winflotte sont sensiblement plus élevés que ceux obtenus par mail Outlook classique, parce que la relance ne dépend plus de la mémoire du gestionnaire.
Un module pensé pour la réalité du gestionnaire de flotte
La plupart des outils de communication sont des plateformes d’emailing généralistes. Winflotte 11 va plus loin : le module est nativement connecté à votre référentiel de flotte, ce qui rend chaque campagne plus pertinente et plus efficace.
Notre logiciel de gestion de flotte automobile met à votre disposition l’ensemble du référentiel conducteur et véhicule pour cibler vos campagnes au plus juste.
- Listes de diffusion construites directement à partir des données de votre parc.
- Champs dynamiques alimentés en automatique (immatriculation, nom conducteur, contrat, etc.).
- Workflows métier prêts pour les cas d'usage les plus fréquents.
- Suivi consolidé dans le menu workflow utilisateur, sans sortir de l'outil.
Prêt à libérer du temps sur vos campagnes conducteurs ?
FAQ - Module de communication Winflotte 11
Combien de relances peut-on programmer dans un workflow ?
Autant que nécessaire. Le nombre de relances est illimité. Vous définissez le délai entre chaque relance selon votre tempo, et le workflow s’arrête automatiquement pour chaque conducteur dès qu’il a répondu.
Peut-on mettre le N+1 ou une autre personne en copie ?
Oui. Le module permet de mettre le N+1 du conducteur ou toute personne spécifique en copie des mails de relance. Cette mise en copie peut être configurée dès le premier envoi ou activée à partir d’un certain seuil de relances.
Les listes de diffusion peuvent être construites à partir des données de votre référentiel Winflotte : analytique, fournisseur, type de véhicule, énergie, ou tout autre critère. Chaque client paramètre ses propres segments selon son organisation.
Peut-on insérer des liens cliquables dans les mails ?
Le module est aujourd’hui dédié à la collecte de données et à la diffusion d’information textuelle. Pour les communications qui nécessitent un lien externe, contactez nos équipes : nous étudions votre besoin et vous proposons l’organisation la plus adaptée.
Comment sont segmentées les listes de diffusion ?