Suivre ses véhicules, c’est aussi suivre les personnes qui les conduisent. Position GPS, kilométrage, trajets, consommation : dès lors qu’elles peuvent être rattachées à un conducteur identifié ou identifiable, ces informations deviennent des données personnelles soumises au RGPD. Un gestionnaire de flotte manipule des données personnelles sans toujours le savoir. Géolocalisation, base conducteurs, obligations et durées de conservation : voici ce que dit la loi, et ce que la CNIL contrôle.
En Bref
- Les données rattachables à un conducteur sont soumises au RGPD.
- La géolocalisation n’est autorisée que pour des finalités précises et proportionnées.
- Le consentement du salarié n’est généralement pas la base légale adaptée.
- Chaque salarié doit connaître les données collectées, leur usage et leurs destinataires.
- Les données GPS se conservent généralement 2 mois, avec des exceptions à 1 an ou 5 ans.
- Les accès doivent être limités aux personnes habilitées et les traitements documentés.
- La recommandation CNIL de juin 2026 sur les véhicules connectés ne remplace pas les règles applicables aux véhicules de fonction des salariés.
RGPD et gestion de flotte : de quelles données parle-t-on ?
Le règlement général sur la protection des données, le RGPD, s’applique à toute donnée qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement. Dans une flotte, la question n’est pas de savoir si vous traitez des données personnelles : vous en traitez, forcément. Le gestionnaire de flotte est, à ce titre, au cœur d’un traitement de données personnelles, même quand son métier premier reste la gestion d’un parc.
La géolocalisation est la plus visible, mais elle est loin d’être la seule. Un gestionnaire manipule au quotidien :
- la base conducteurs : nom, coordonnées, numéro de permis, catégories, dates de validité ;
- les données de conduite : trajets, kilométrage, horaires, consommation de carburant ;
- les cartes carburant, qui enregistrent date, heure, station et montant de chaque plein ;
- les sinistres et les amendes, dont les avis de contravention rattachés à un conducteur.
Chacune de ces catégories renseigne sur une personne physique. Le numéro de permis est une donnée personnelle. L’historique des pleins d’un collaborateur en est une aussi, parce qu’il révèle ses déplacements. La géolocalisation concentre l’attention, mais elle ne représente qu’une fraction des traitements réels d’une flotte.
Les données conducteurs sont des données personnelles
Le point de départ d’une flotte conforme est de reconnaître que sa base conducteurs est un traitement de données personnelles à part entière.
Cette base contient des informations d’identité, des coordonnées, et des données de permis de conduire qui touchent à la capacité légale d’exercer une fonction. Elle est souvent alimentée depuis l’outil de ressources humaines, ce qui crée un flux de données entre deux systèmes, chacun devant être sécurisé.
Chaque traitement suppose une finalité déterminée. Vous ne collectez pas le numéro de permis “au cas où”, vous le collectez pour vérifier que le conducteur est habilité à conduire le véhicule qui lui est attribué. Cette finalité doit être écrite, et la donnée ne doit pas servir à autre chose.
Le périmètre concerné dépend aussi du type de véhicule. Une voiture de fonction, utilisable à titre privé, pose des questions de vie privée plus aiguës qu’un véhicule de service réservé aux trajets professionnels, parce que le suivi risque d’empiéter sur les déplacements personnels du salarié.
La donnée de localisation, elle, occupe un statut particulier. Issue le plus souvent d’un dispositif de télématique embarquée, elle est qualifiée par la CNIL de donnée hautement personnelle : sa collecte systématique permet de reconstituer l’ensemble des déplacements d’une personne et d’en déduire des informations sur sa vie privée. C’est pourquoi son encadrement est plus strict que celui des autres données de flotte.
Géolocalisation : ce que la CNIL autorise et interdit
La géolocalisation des véhicules professionnels est légale, à condition de respecter un cadre précis fixé par la CNIL. Tout repose sur deux principes : une finalité légitime et la proportionnalité. Ce second principe découle de l’article L1121-1 du code du travail, selon lequel aucune restriction aux libertés d’un salarié n’est admise si elle n’est pas justifiée par la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.
Les finalités admises
La CNIL admet la géolocalisation d’un véhicule mis à disposition d’un employé pour un nombre limité d’objectifs :
- justifier ou facturer une prestation de transport directement liée à l’usage du véhicule ;
- assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou du véhicule, notamment le retrouver en cas de vol ;
- mieux répartir les moyens pour des interventions en des lieux dispersés, comme identifier l’employé le plus proche d’une urgence ;
- suivre le temps de travail, uniquement lorsqu’aucun autre moyen n’existe ;
- respecter une obligation légale liée au type de transport ;
- contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule.
Ce qui est interdit
La CNIL exclut plusieurs usages, et ce sont les usages les plus fréquemment sanctionnés :
- contrôler le respect des limitations de vitesse, la prévention du risque routier devant passer par d’autres leviers que la surveillance GPS ;
- surveiller un employé en permanence ;
- géolocaliser un salarié qui organise librement ses déplacements, comme un commercial itinérant ;
- suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat ;
- collecter la localisation en dehors du temps de travail, y compris sur le trajet domicile-travail, et même au motif de lutter contre le vol.
Ce dernier point mérite l’attention. Le suivi ne peut pas rester actif en continu au prétexte de retrouver le véhicule volé. Le conducteur doit pouvoir désactiver la collecte pendant ses temps personnels.
💡 Conseil Winflotte
Un dispositif qui reste allumé en dehors des heures de travail peut exposer l’entreprise à un risque de non-conformité, même s’il n’est jamais consulté. Prévoyez une fonction de désactivation accessible au conducteur pour ses trajets privés et le trajet domicile-travail. L’employeur garde le droit de contrôler le nombre de désactivations et de demander des explications en cas d’abus manifeste.
Véhicules connectés : la nouvelle recommandation CNIL 2026 s’applique-t-elle aux flottes d’entreprise ?
Pas à toutes les flottes d’entreprise. Le 30 juin 2026, la CNIL a publié une recommandation sur l’utilisation des données de localisation des véhicules connectés. Elle concerne les véhicules utilisés par des particuliers, qu’ils en soient propriétaires ou locataires, et s’adresse notamment aux constructeurs, aux fournisseurs de solutions télématiques, aux agrégateurs de données ainsi qu’aux gestionnaires de flotte qui louent des véhicules.
Les véhicules de fonction mis à disposition des salariés par leur employeur sont expressément exclus du champ de cette recommandation. Pour ces véhicules, les règles déjà applicables à la géolocalisation des salariés continuent de s’appliquer : RGPD, principes posés par la CNIL et règles du droit du travail.
En revanche, une entreprise ou un gestionnaire de flotte peut être concerné lorsqu’il intervient dans une activité de mobilité ou de location de véhicules à des particuliers. La CNIL vise notamment la gestion de flotte par les loueurs parmi les usages couverts par sa recommandation.
La distinction tient donc moins à la notion de “flotte d’entreprise” qu’au contexte d’utilisation du véhicule : lorsqu’un véhicule est mis à disposition d’un salarié par son employeur, le cadre applicable reste celui de la géolocalisation des salariés ; lorsqu’il est loué à un particulier dans le cadre d’un service de mobilité ou de location, la recommandation CNIL de 2026 peut entrer en jeu.
Les obligations de l'employeur
Mettre en place un dispositif conforme repose sur un socle d’obligations que la CNIL vérifie en cas de contrôle.
Exemple :
Votre entreprise équipe 60 véhicules de service d’un boîtier télématique pour optimiser les tournées. Avant le déploiement, vous devez pouvoir répondre à cinq questions : pourquoi collectons-nous la position ? Qui la consulte ? À quelle fréquence ? Combien de temps la conservons-nous ? Le conducteur peut-il désactiver le suivi lorsqu’il utilise le véhicule à titre personnel ?
Définir une finalité précise
Le dispositif doit poursuivre un objectif déterminé, explicite et légitime, inscrit au registre des activités de traitement. Une géolocalisation “pour mieux gérer la flotte” sans finalité précise ne tient pas. Les règles d’usage des dispositifs embarqués gagnent d’ailleurs à figurer dans la car policy de l’entreprise, au même titre que les conditions d’attribution des véhicules.
Choisir la bonne base légale
En géolocalisation de flotte, la base légale dépend de la finalité et du contexte du traitement. Le consentement du salarié n’est généralement pas une base valable, car le lien de subordination le rend rarement libre.
Informer les salariés et les représentants du personnel
Chaque salarié concerné doit connaître l’identité du responsable de traitement, les finalités, la base légale, les destinataires des données, la durée de conservation, ses droits d’accès, de rectification et d’opposition, et la possibilité de saisir la CNIL. Le comité social et économique doit être informé ou consulté avant l’installation.
Tenir le registre des traitements
Chaque traitement, dont la géolocalisation, doit y figurer avec sa finalité et sa durée de conservation.
Limiter les accès
Seul le personnel habilité accède aux données. Point souvent négligé : le nom du conducteur ne doit pas être transmis à un client ou à un donneur d’ordre, sauf intérêt indispensable.
Sécuriser les données
Habilitations, journalisation des accès, sécurisation des échanges, et vérification que le prestataire logiciel respecte lui-même ses obligations, car la responsabilité reste celle de l’employeur.
Le manquement à ces règles expose à une sanction de la CNIL qui peut atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
Trois durées de conservation, pas une seule
La durée de conservation des données de géolocalisation n’est pas unique. La CNIL en distingue trois selon l’usage :
Finalité | Durée maximale |
Conservation de principe | 2 mois |
Optimisation des tournées, preuve d’intervention | 1 an |
Suivi du temps de travail | 5 ans |
Le seuil de deux mois est le plus connu, mais il n’est pas le seul. Une entreprise qui exploite ses données de trajets pour optimiser ses tournées peut légitimement les garder un an, à condition que cette finalité soit déclarée. La durée dépend de l’usage, et l’usage doit être écrit.
Quand une analyse d'impact (DPIA) est-elle nécessaire ?
L’analyse d’impact relative à la protection des données, ou DPIA, est une étude formalisée des risques qu’un traitement fait peser sur les personnes. Elle n’est pas toujours obligatoire, mais elle le devient quand le traitement présente un risque élevé pour les droits des salariés.
Un suivi systématique et à grande échelle des déplacements peut faire partie des situations nécessitant une DPIA. L’entreprise doit donc évaluer le niveau de risque avant le déploiement, avec son DPO lorsqu’elle en dispose. Réaliser une DPIA avant le déploiement documente vos choix, identifie les mesures de réduction du risque, et renforce votre position en cas de contrôle.
Cette analyse associe le délégué à la protection des données lorsque l’entreprise en a désigné un. Elle n’est pas une formalité déclarative auprès de la CNIL : c’est un document interne, tenu à disposition en cas de demande.
Quelles garanties RGPD demander à son logiciel de gestion de flotte ?
Choisir un logiciel de gestion de flotte, c’est aussi confier à un prestataire des données concernant vos conducteurs. L’entreprise reste responsable de leur traitement et doit donc vérifier les garanties apportées par son éditeur en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion des accès.
Avant de choisir une solution, plusieurs points méritent d’être vérifiés :
- Hébergement : Où sont stockées mes données ?
- Sous-traitants : Quels prestataires interviennent dans leur traitement ?
- Sécurité : Quelles mesures protègent les données personnelles ?
- Habilitations : Puis-je limiter les accès selon les profils utilisateurs ?
- Traçabilité : Les accès et les actions sensibles sont-ils journalisés ?
- Violation de données : Comment et dans quel délai suis-je informé en cas d’incident ?
- Fin du contrat : Comment récupérer ou supprimer mes données ?
Ces informations doivent être documentées et ne pas reposer uniquement sur une promesse commerciale.
Quelles garanties apporte Winflotte 11 ?
Winflotte 11 fonctionne en mode SaaS avec un hébergement chez OVHcloud, dans des data centers situés en France et certifiés ISO 27001 et HDS. Les données sont réparties sur deux sites distants afin d’assurer la continuité de service.
La connexion à Winflotte 11 est sécurisée en HTTPS et les données personnelles sont chiffrées. Une authentification unique SSO peut également être mise en place en option afin de s’intégrer à la gestion des accès de l’entreprise.
Au-delà de l’hébergement, limiter les manipulations de données participe aussi à leur protection. La base conducteurs peut ainsi être alimentée par un connecteur avec l’outil RH, ce qui évite certaines ressaisies et la circulation de fichiers contenant des données personnelles entre les services.
💡 Conseil Winflotte
Ne vous arrêtez pas à la localisation des serveurs. Hébergement, chiffrement, gestion des habilitations, traçabilité des accès, recours à des sous-traitants et procédure en cas de violation de données doivent être examinés ensemble.
Mettre sa flotte en conformité : les étapes
Passer d’un parc géré au fil de l’eau à un dispositif conforme suit une progression logique. Voici les étapes à couvrir avant de déployer ou de régulariser un système.
- Recenser les traitements. Listez toutes les données personnelles manipulées : base conducteurs, permis, géolocalisation, cartes carburant, sinistres, amendes. Chacune est un traitement à documenter.
- Définir une finalité par traitement. Écrivez, pour chaque catégorie, à quoi elle sert. Une finalité floue rend le traitement contestable.
- Choisir la base légale. Intérêt légitime pour la géolocalisation, obligation légale pour certaines données, exécution du contrat de travail pour la base conducteurs.
- Informer les salariés et le CSE. Note de service ou politique interne, et information ou consultation du comité social et économique avant toute installation d’un dispositif de suivi.
- Inscrire au registre des traitements. Chaque traitement y figure avec sa finalité, sa base légale et sa durée de conservation.
- Fixer les durées de conservation. Deux mois, un an ou cinq ans selon l’usage de la donnée de géolocalisation, en cohérence avec la finalité déclarée.
- Sécuriser et limiter les accès. Habilitations, journalisation, chiffrement, et vérification des garanties du prestataire logiciel.
- Réaliser une DPIA si le risque est élevé. Notamment pour un suivi systématique et continu des déplacements.
Cette démarche n’est pas un projet ponctuel. Chaque nouveau dispositif, chaque nouvelle source de données ajoutée à la flotte relance la même vérification.
La protection des données n’est qu’un des volets de la gestion d’une flotte. Suivi des coûts, fiscalité, entretien, renouvellement : chaque dimension gagne à être centralisée dans un outil unique et sécurisé.
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FAQ - Ce qu'il faut retenir
La géolocalisation des véhicules de mes salariés est-elle légale ?
Oui, à condition de respecter le cadre de la CNIL : une finalité légitime, la proportionnalité, l’information des salariés et l’inscription au registre des traitements. Elle ne peut pas servir à une surveillance permanente ni au contrôle de la vitesse.
Faut-il le consentement du salarié pour le géolocaliser ?
Non, le plus souvent. La base légale retenue est l’intérêt légitime de l’employeur, car le lien de subordination rend le consentement rarement libre. En revanche, le salarié doit être informé et pouvoir s’opposer pour un motif légitime.
Combien de temps peut-on conserver les données de géolocalisation ?
Deux mois en principe. Jusqu’à un an pour l’optimisation des tournées ou la preuve d’une intervention, et jusqu’à cinq ans pour le suivi du temps de travail, à condition que la finalité soit déclarée.
Le RGPD concerne-t-il seulement la géolocalisation ?
Non. Toute la base conducteurs relève du RGPD : identité, permis, cartes carburant, sinistres, amendes. Chaque donnée qui identifie un conducteur est une donnée personnelle à protéger.