Les frais de restitution peuvent peser jusqu’à 800€ par véhicule. Avec une flotte importante (au-delà de 50 véhicules), le poids de cette dépense peut donc vite s’envoler. L’objectif du gestionnaire est donc de « contenir ce coût ». Pour baisser drastiquement les frais de restitution, il faut prendre le sujet dans sa globalité. L’enjeu est de faire du conducteur l’acteur majeur de cette mise sous contrôle. Avec une bonne communication auprès des utilisateurs portée en amont par les outils digitaux, le suivi en temps réel de l’état des véhicules est la meilleure arme. Avec cette stratégie offensive, cette dépense peut etre mise sous « cloche » mais l’exécution de ces actions de contrôle doit être parfaitement réalisée.
La Valeur résiduelle, clé de voute du business des loueurs
Il faut bien saisir que les loueurs ont intérêt à reprendre un véhicule en bon état. En effet, le loyer du véhicule a été calculé en fonction de plusieurs paramètres dont l’estimation du prix véhicule à la fin de sa période de location. On parle de la valeur résiduelle du véhicule. A partir du moment ou les entreprises font appel à des entreprises de leasing, elles doivent en intégrer les contraintes. Ces valeurs résiduelles sont importantes dans le business model du loueur. Il faut donc prendre soin des véhicules de la flotte ! ; À défaut, la pénalité payée par l’entreprise, client de la société leasing est importante.
Un suivi régulier de l’état de sa flotte
Une mise sous contrôle permanent de l’état des véhicules est le moyen de réduire cette dépense. Le suivi des informations sur l’état de la flotte peut être apporté par des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel de flotte, Winflotte 10 propose des connections avec de nombreux outils de télématique. Ces applications effectuent un suivi avec un niveau de finesse particulièrement élevé. Néanmoins attention, le prix de ces boitiers est aussi élevé et le retour sur investissement n’est pas toujours garanti.
Il est préférable d’anticiper un certain nombre d’actions et de faire du conducteur un allié de premier plan. Pour cela, il faut bien communiquer en amont sur les coûts générés par un mauvais entretien du véhicule. Remonter ce type d’informations à la ligne hiérarchique et intégrer cette dimension dans une politique d’objectifs peut être envisagé et efficace.
Bien appréhender les contours de la restitution
Afin d’appréhender les contours de la phase de restitution, le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée) a publié les standards sur l’état de restitution des véhicules, attendus par les sociétés de leasing. Ils décrivent bien le niveau de dommages à partir duquel des frais sont comptabilisés. Ils prévoient quelques tolérances relatives à l’usure, aux anomalies légères et à la propreté du véhicule proportionnelle à la durée de la location et au kilométrage effectué.
A partir de là, l’entreprise et le gestionnaire de parc en particulier se doivent de mettre en place une stratégie particulière sur la maintenance des véhicules. Bien souvent les loueurs proposent cette maintenance dans leurs contrats. Il faudra alors être vigilant sur le respect des échéances. Sinon, le suivi des dommages peut se faire avec des garages spécialisés. Des partenariats peuvent être mis en place en fonction de la répartition de la flotte sur le territoire. Cette option peut être efficiente en termes de prix et de suivi des voitures. Néanmoins, cette gestion est consommatrice de temps.
Transmettre fréquemment les bonnes informations aux conducteurs notamment sur les enjeux de sécurité et de coûts associés à leur véhicule reste l’enjeu n°1. Cette communication peut s’avérer lourde et parfois ennuyeuse mais c’est à ce prix que les entreprises réussissent à maitriser les dépenses liées aux frais de restitution.
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