Comment suivre le kilométrage de mes véhicules

Suivi kilométrique

La gestion du kilométrage d’une flotte automobile représente un indicateur important pour les responsables de parc. Les dérives kilométriques constituent en effet des augmentations des coûts de gestion.  Car chaque kilomètre effectué possède un prix de revient ; il existe donc une conséquence directe sur les dépenses s’il n’y pas de maîtrise.

Un suivi kilométrique régulier auprès des collaborateurs est donc un moyen efficace pour contrôler cette dépense.

Quel intérêt à faire ce suivi kilométrique ?

L’ensemble des éléments variables comme la consommation d’énergie, l’usure des pneumatiques, la maintenance du véhicule, sont des sujets sur lesquels le gestionnaire peut avoir une action corrective. Le nombre de kilomètres rentre dans cette catégorie. Tout naturellement, un suivi du kilométrage parcouru est donc nécessaire pour une maîtrise des coûts de gestion.

Anticiper des avenants au contrat de location

Un contrat de location de véhicules de société s’organise autour d’une loi de roulage. Cette loi de roulage s’articule autour du couple kilomètre et mois d’engagement. Ces deux paramètres associés à la spécificité du modèle du véhicule, définissent le loyer mensuel. L’objectif du responsable est, dans un premier temps, de s’assurer que ces lois de roulage sont bien respectées. Si toutefois, il existe un risque de dépassement ou de sous roulage, alors les loueurs offrent la possibilité de renégocier ses contrats en proposant des avenants. Ces derniers ne peuvent être renégociés qu’avec une grille de fluidité. Ce document est fourni par les loueurs au moment de la contractualisation. Il indique le montant des loyers en cas de prolongation du contrat ou lors de la restitution d’un véhicule ayant dépassé la limite kilométrique.

Mais, le contrat de location est aussi impacté par d’autres modalités telles que les pénalités de dépassement, les réévaluations de loyer, les délais maximums de révision du contrat, … Il est nécessaire que les responsables de flottes connaissent la granularité de ces paramètres.

Ce suivi kilométrique nécessaire aussi pour un parc en propriété

Lorsque les véhicules sont achetés, il est tout aussi important de suivre cet indicateur. En effet, le renouvellement des véhicules de la flotte doit aussi se définir en fonction de l’ancienneté de la voiture ou de son kilométrage. La maîtrise de l’indicateur kilomètre limitera par conséquent la décote du véhicule.

Un bon suivi permet d’optimiser les dépenses fiscales et les consommations d’énergie

Une bonne gestion du « KPI Kilomètre » permet d’optimiser la dépense globale de la flotte, le fameux TCO. En effet, en fonction de l’usage du véhicule et notamment des distances parcourues, le gestionnaire peut réattribuer le bon véhicule selon le « bon usage ». Cette correction permettra d’adapter le nombre de véhicules nécessaire aux besoins de l’entreprise. Dès lors, la fiscalité et les consommations d’énergie seront optimisées.

Une bonne communication permet d’agir efficacement

Pour corriger la dérive kilométrique, le Gestionnaire de Parc doit sensibiliser les conducteurs à travers des actions de communication répétitives les incitant à optimiser les déplacements.

Pour cela, il peut aussi paramétrer une alerte « consommation de carburant » sur son logiciel de gestion de flotte. Winflotte 10 intègre, par exemple, de nombreuses fonctionnalités paramétrables qui aident le gestionnaire dans sa communication et dans l’optimisation du TCO de son parc.

Bien entendu, la carte carburant est le support « idéal » permettant un suivi rigoureux de cet indicateur. En pilotant les cartes carburant, le Gestionnaire de Parc disposera d’informations sur les kilomètres effectués par les collaborateurs depuis le dernier arrêt à la station-service pour ensuite actualiser les données présentes dans le logiciel de gestion de flotte.

Un parc bien géré passe obligatoirement par un contrôle et une maîtrise du kilométrage de la flotte. Cet indicateur permet aussi d’avoir une visibilité sur l’état du véhicule à travers les planifications des entretiens de maintenance.

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Au cours de la formation, nous abordons une partie théorique et une partie pratique de gestion adaptée à la typologie de votre parc. Nous sommes agréés organisme de formation et pouvons vous transmettre les documents nécessaires à votre demande de prise en charge OPCO.
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