Guides utilisateur et notes de version
Cette page regroupe l’ensemble des ressources d’accompagnement et d’information liées à Winflotte 11.
Les guides utilisateur permettent de comprendre le fonctionnement des différents modules et d’exploiter pleinement les fonctionnalités du logiciel.
Les notes de version, quant à elles, présentent les évolutions, correctifs et améliorations apportés au fil des mises à jour.
Sommaire
FAQ – Bien comprendre Winflotte
🔐 Comptes & accès
Chaque compte Winflotte est strictement personnel afin de garantir une traçabilité fiable.
Cela permet de :
* Garantir la traçabilité des actions
* Identifier clairement qui a créé, modifié ou sorti un véhicule
* Sécuriser les actions sensibles (contrats, affectations, sorties)
👉 Le partage de comptes est fortement déconseillé.
Les comptes conducteurs sont conçus pour un usage ciblé et simplifié :
* Accès aux contacts et informations utiles
* Saisie des relevés compteurs
* Consultation de documents
Ils n’ont pas accès aux fonctions de gestion afin de :
* Simplifier l’interface
* Protéger les données sensibles
* Éviter toute erreur de manipulation
Dans Winflotte, un login (eMail) correspond à un accès unique.
Un même utilisateur peut disposer :
* D’un compte conducteur
* D’un compte gestionnaire avec un email et éventuellement un alias
👉 Seuls les comptes autres que conducteurs peuvent utiliser un alias.
🚗 Véhicules & cycle de vie
Un véhicule fait partie de l’historique du parc.
Même après sa sortie, il peut rester lié à :
* Des coûts
* Des contrats
* Des amendes
* Des obligations fiscales
👉 Un véhicule est sorti, jamais supprimé.
* Inactif : véhicule temporairement indisponible (garage, panne, attente de réaffectation)
* Sorti : véhicule ayant quitté définitivement la flotte
👉 Les deux statuts conservent l’historique mais n’ont pas le même impact opérationnel.
Les dates et heures sont essentielles pour :
* La gestion des amendes (ANTAI, FPS)
* La responsabilité conducteur
* Les sinistres
👉 Sans heure précise, il peut être impossible de déterminer un responsable fiable.
👤 Affectations & utilisateurs
Cette règle garantit une traçabilité claire et fiable.
Un véhicule ne peut pas avoir deux utilisateurs au même moment car :
* Une affectation déclenche des impacts fiscaux (ex. avantage en nature)
* Les responsabilités doivent être uniques à un instant donné
👉 C’est une contrainte métier volontaire.
Oui, tant que les dates et heures restent cohérentes.
Cependant, toute modification tardive peut impacter :
* Les amendes
* Les coûts
* La traçabilité
👉 Les affectations doivent être réalisées le plus tôt possible.
📄 Contrats & coûts
* Modifier : corriger une erreur de saisie
* Avenant : refléter un changement réel du contrat (durée, loyer, kilométrage)
👉 L’avenant permet de conserver l’historique contractuel.
🔔 Alertes & suivi
Les alertes sont calculées à partir des données de référence et des informations saisies dans Winflotte.
Exemple :
* Un véhicule immatriculé en 2020 déclenche une alerte de contrôle technique en 2024
* Tant qu’aucun contrôle technique n’est saisi, l’alerte reste active
👉 Il est possible de saisir uniquement le dernier contrôle ou l’historique complet.
Une alerte n’est pas une erreur mais un signal.
Elle disparaît uniquement lorsqu’une action métier correcte est réalisée :
* Ajout d’un relevé
* Sortie du véhicule
* Création d’un avenant
* Saisie d’une facture
👉 Winflotte signale, il ne corrige pas automatiquement.
🧠 Logique générale Winflotte
Winflotte est conçu par et pour des gestionnaires de flotte afin de :
* Garantir la fiabilité des données
* Sécuriser la conformité réglementaire
* Permettre un pilotage fiable du parc
👉 Les contraintes d’aujourd’hui évitent les erreurs de demain.
Non.
Winflotte est une plateforme de :
* Centralisation des données
* Traçabilité des actions
* Aide à la décision
👉 La qualité des données saisies conditionne les états, la fiscalité et les analyses financières.
Guides utilisateurs
Modules 1 & 2 – Gestion Matériel et Utilisateur
Les modules Gestion Matériel et Gestion Utilisateur constituent la base de prise en main de Winflotte 11.
Ils permettent de se familiariser avec l’environnement due Winflotte, depuis la page d’accueil jusqu’aux fiches détaillées de chaque matériel et utilisateur.
Ces modules couvrent l’ensemble du cycle de gestion : saisie et modification des données, suivi du matériel, gestion des utilisateurs, ainsi que les fonctions d’export et de consultation des informations.
Module 3 – Car Policy et Place de Marché
Le module Car Policy et Place de Marché permet d’appliquer les règles internes de gestion du parc automobile.
La Car Policy (ou catalogue) regroupe l’ensemble des politiques de choix et d’attribution des véhicules selon les profils d’utilisateurs : catégorie, fonction, budget, ou encore type de modèle autorisé.
L’espace Commandes et Place de Marché offre quant à lui un environnement interactif où les utilisateurs peuvent consulter les véhicules disponibles, comparer les modèles et effectuer leurs sélections conformément aux règles définies dans la Car Policy.
Il permet également d’intégrer et de mettre en concurrence les loueurs.
Ce module favorise la cohérence du parc, le respect des politiques internes, et assure une gestion centralisée et transparente des données, des échanges et des historiques.
Module 4 – Communication
Le module Communication de Winflotte V11 permet de créer et de gérer facilement des communications ciblées directement depuis la plateforme.
Il offre la possibilité d’envoyer des messages à une liste d’utilisateurs personnalisée, selon de nombreux critères (par exemple : type de gestion, type d’énergie du véhicule, société de rattachement, etc.). Ces filtres peuvent être combinés pour affiner la cible selon les besoins de communication.
Le module permet également de concevoir des workflows personnalisés afin d’automatiser le suivi des saisies utilisateurs et de configurer des relances automatiques envoyées par Winflotte.
Module 5 – Interface conducteur Web & Mobile
Le module 5 correspond à l’interface conducteur Web et Mobile.
Il permet aux conducteurs de se connecter à leur espace personnel afin d’accéder aux informations et fonctionnalités mises à leur disposition, selon le paramétrage défini par l’administrateur.
L’interface conducteur est composée de jusqu’à 5 menus, activables selon vos besoins :
Contacts utiles, informations personnelles, matériel, compteur & relevés et avis de paiement.